Gérer un club du rugby, c’est avant tout une aventure sportive, mais c’est aussi une responsabilité administrative et sociale. Se préparer à un contrôle de l’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF), c’est se donner les moyens d’évoluer sereinement sans que des difficultés administratives ne viennent perturber le projet sportif. Voici quelques repères qui permettent d’adopter les bons réflexes et d’aborder sereinement cette étape de la vie d’un club.
Le club est-il en mesure de justifier sa gestion sur plusieurs saisons sportives ?
Afin d’anticiper un éventuel contrôle de l’URSSAF, il est indispensable que les dirigeants des clubs conservent toutes les pièces susceptibles d’être demandées :
- sur le plan social : contrats de travail, bulletins de paie, déclarations sociales nominatives et registre du personnel à jour ;
- sur le plan comptable et fiscal : bilans comptables annuels et tout autre document comptable soigneusement conservés (notamment un état des remboursements de frais kilométriques versés) ;
- sur le plan juridique : statuts à jour et validés, ainsi que procès-verbaux de chaque assemblée générale.
Cette exigence administrative doit être maintenue malgré la complexité du fonctionnement des associations sportives, souvent confrontées à des changements réguliers de dirigeants, ou à une diminution du nombre de bénévoles, saison après saison. L’objectif : assurer une transmission claire, complète et efficace de toutes ces pièces entre les différentes équipes dirigeantes.
Le suivi interne est-il suffisamment rigoureux ?
Pour assurer un suivi interne de qualité, il est essentiel de s’entourer de personnes maîtrisant les bases de la gestion administrative et sociale d’une structure associative. Au sein du club, les dirigeants doivent nécessairement comprendre les enjeux, mesurer pleinement leur rôle et leurs responsabilités, et s’efforcer d’assurer un suivi rigoureux de l’activité de l’association.
- Bon à savoir : L’Institut national de l’Emploi et de la Formation (INEF), l’organisme de formation de la FFR, et les Instituts régionaux de l’Emploi et de la Formation (IREF) dispensent des formations aux dirigeants de club sur la gestion quotidienne de la vie associative. Les dirigeants qui souhaitent se former peuvent ainsi se rapprocher de l’INEF et/ou de l’IREF de leur Ligue régionale afin de bénéficier de formations adaptées à leurs besoins spécifiques. Pour obtenir un appui externe, les clubs peuvent faire appel à un cabinet d’expertise comptable, qui peut les accompagner dans le maintien d’un bon équilibre tout en assurant la conservation et le suivi des informations comptables, financières et sociales, utiles lors d’un potentiel contrôle de l’URSSAF.
- À noter : en fonction de la division dans laquelle ils sont appelés à évoluer, certains clubs sont même dans l’obligation de recourir aux services d’un expert-comptable (voir Annexe VIII des règlements généraux de la FFR).
Quelles pratiques sont le plus souvent à l’origine des redressements ?
Certaines pratiques, courantes dans le fonctionnement des clubs de rugby amateurs, méritent cependant une attention particulière de la part des dirigeants. Ces pratiques à risques comprennent notamment les rémunérations hors contrat de travail, les remboursements de frais kilométriques sans justificatifs, les signatures de feuilles de présence, ainsi que la mise à disposition d’avantages en nature en dehors de tout cadre contractuel. Même si ces usages peuvent parfois sembler anodins, ils exposent néanmoins le club à des risques de redressement importants.
Rigueur et transparence : un gage de sérénité ?
Quoi qu’il en soit, rigueur et transparence sont les mots-clés pour un contrôle de l’URSSAF sans difficulté. En les appliquant au quotidien, un tel contrôle pourrait devenir une simple formalité plutôt qu’une source de stress impactant le projet sportif du club.
