Plus simple, plus intuitif, plus rapide : l’organisation d’un plateau pour une catégorie d’école de rugby bascule désormais du papier vers le numérique. Une évolution qui ne change pas le fond, mais en transforme les usages. Car jusqu’aux trois coups de sifflet du jour J, plusieurs étapes rythment toujours la préparation – désormais sans la moindre feuille papier.
Comme auparavant, tout débute en amont, généralement dans la semaine précédant le plateau, voire quinze jours avant. Chaque responsable d’équipe lance alors la dynamique en sondant ses joueurs et leurs parents afin d’anticiper les présences. Une fois les réponses consolidées, les effectifs se dessinent et les groupes prennent forme. Dans certains clubs, cette organisation va même plus loin, avec la constitution de plusieurs équipes au sein d’une même catégorie.
Au-delà du seul aspect sportif, ces informations ont aussi un impact direct sur l’organisation. Le nombre de joueurs, par exemple, peut justifier la demande d’un vestiaire dédié pour les filles, ou encore la prise en compte de régimes alimentaires spécifiques par le club d’accueil, au moment de la collation ou du goûter. Dans les plus jeunes catégories, le niveau des équipes engagées constitue également une donnée essentielle à transmettre, afin de garantir une cohérence sportive et des oppositions équilibrées.
Dans le même temps, la logistique s’affine. Le mode de transport est anticipé, qu’il s’agisse d’un déplacement en bus organisé par le club ou d’un système de covoiturage avec les parents. Référent des M14 du Racing Club de la Saudrune et informaticien dans le civil, Nicolas d’Harcour s’est pleinement approprié cet outil. Loin de le freiner, cette évolution lui simplifie même la tâche : « En amont, les habitudes changent peu, mais la possibilité d’anticiper et de centraliser les informations, notamment celles transmises par les autres clubs, représente un vrai gain de confort. »
Dans ce contexte de transition, la phase de déploiement s’est accompagnée d’un important travail de formation. La semaine précédant le lancement de la feuille de match dématérialisée, des sessions – souvent en visioconférence – étaient encore proposées pour faciliter la prise en main de l’application. Nicolas d’Harcour en témoigne : « Une première présentation nous avait permis de découvrir l’outil », avant qu’une dernière session de rappel, animée par son CTL Philippe Laurent, ne vienne consolider les acquis à quelques jours du premier plateau.
Ces formations, assurées par les responsables EDR des Ligues et Comités départementaux ainsi que par les CTL et CTC, ont permis d’accompagner la grande majorité des clubs. En Normandie, Yann Simon souligne qu’avant le lancement, « moins de 18 % des structures n’avaient pas encore été formées. Pour autant, des sessions de rattrapage, construites autour de cas concrets, étaient déjà programmées afin de garantir une montée en compétence rapide et homogène sur l’ensemble du territoire ».
La feuille de match dématérialisée s’étend désormais aux écoles de rugby. Issue d’un important travail de développement, elle simplifie les démarches des bénévoles tout…
Comme l’ensemble des conseillers techniques de clubs, les CTL se sont fortement mobilisés sur ce sujet. Avec ses treize départements, la Ligue Occitanie, dont fait partie le club de la Saudrune, figure parmi les territoires les plus fournis en écoles de rugby. « L’enjeu de la feuille de match dématérialisée n’était pas anodin pour nous, explique Vincent Rodriguez, président de la commission des écoles de rugby de la Ligue. Il impliquait à la fois un effort de formation et un véritable accompagnement au changement. »
Un investissement jugé nécessaire pour tenir le rythme : « Il est essentiel que nos EDR soient prêtes pour la rentrée. » Le temps consacré à la prise en main est rapidement compensé : « L’outil est intuitif et fait déjà gagner du temps. Et, selon les générations, l’aisance avec ce type d’application ne cesse de progresser. »
Concrètement, tout s’enclenche en début de semaine précédant le plateau, généralement le mardi ou le mercredi. Le responsable se connecte à la plateforme dédiée depuis son ordinateur, sa tablette ou son smartphone. Il accède alors au plateau concerné, créé en amont par le Comité départemental ou la Ligue, et peut renseigner son effectif en saisissant, joueur par joueur, la composition de son groupe à partir des données issues d’Oval-e et des numéros de licence.
Ces informations restent modifiables jusqu’à quatre heures avant le coup d’envoi. Là où les échanges entre clubs étaient auparavant informels, tout est désormais centralisé et structuré. Passé ce délai, et pendant toute la durée du plateau, seule l’équipe organisatrice conserve la main : elle peut ajuster les présences et compléter les données. La feuille de match est alors verrouillée, garantissant un cadre clair et sécurisé pour le déroulement de la journée.
Pour cette première utilisation, Nicolas d’Harcour préfère assurer le coup en conservant un bloc-notes papier, posé sous son smartphone. Une double manipulation pas toujours évidente, mais rendue plus fluide par l’ergonomie de la feuille de match dématérialisée, qui facilite rapidement cette transition, sans doute la dernière.
Sur le terrain, les bénéfices sont immédiats. « Le jour J, c’est plus souple de pouvoir remplacer un enfant absent ou forfait », souligne le référent des M14 du RC de la Saudrune. Sur place, quelques gestes suffisent pour ajuster les présences, cocher, décocher et valider. Un fonctionnement plus simple que le papier, et surtout plus fiable : les comptes rendus laissent désormais beaucoup moins de place aux erreurs. D’un écran à l’autre, il peut ainsi passer facilement de la liste de présence à la feuille de résultats.
Ce samedi, pour le plateau qui vient conclure la semaine, ce sont les moins de 14 ans qui sont à l’honneur. Une catégorie qui implique quelques spécificités supplémentaires : en plus du format à 15 contre 15, certaines informations doivent être renseignées avec précision. Les habilitations des joueurs entrent notamment en compte, qu’il s’agisse du passeport joueur de devant autorisant ou non à évoluer à ces postes ou du passeport joueur arbitre, qui conditionne la capacité à officier.
À la fin de ce mini-tournoi, les responsables de chaque équipe se regroupent et valident ensemble les informations (voire les résultats). Ils peuvent même ajouter des commentaires ou signaler des incidents. Ils signent chacun leur tour cette feuille de match comme tout un chacun peut le faire sur l’écran avec le doigt lors d’une démarche administrative ou lorsqu’il reçoit un colis par exemple.
C’est alors que ces informations propres au plateau sont automatiquement envoyées via Oval-e au Comité concerné (ici, la Haute-Garonne) et à la Ligue (Occitanie ici). Car si la semaine type s’achève, la validation de ces plateaux par ces CD et Ligues achève cette œuvre collective. « Tout le travail d’après-match aussi est rendu plus simple », analyse Vincent Rodriguez.
Auparavant, il fallait scanner pour les uns puis enregistrer, saisir et analyser pour les autres, voire carrément aller à la pêche aux infos pour ceux qui avaient oublié d’envoyer les documents. Comme en cette semaine test du côté de la Saudrune, chaque club d’Occitanie aura au moins une fois testé cette feuille de match dématérialisée. Dès septembre prochain, tout ce progrès sera rentré dans les mœurs.
Fini le papier, place au smartphone. Sur les terrains des écoles de rugby, une petite révolution est en marche : la feuille de match…
