Le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose à tout organisme d’informer les personnes concernées de manière claire sur l’utilisation qui est faite de leurs données à caractère personnel (« données personnelles »). En pratique, le RGPD s’invite donc dans chaque action effectuée par un club dès lors que celui-ci collecte et traite des informations permettant d’identifier directement ou indirectement les personnes (nom, prénom, numéro de licence, photo, etc.). Le club a donc l’obligation d’informer les personnes du traitement de leurs données : c’est le principe de transparence.
En pratique, cette obligation prend souvent la forme d’une politique de confidentialité.
Pourquoi rédiger une politique de confidentialité ?
Chaque club de rugby est amené à collecter de nombreuses informations dans le cadre de ses activités courantes : gestion des adhésions au club, communication, organisation des entraînements ou des matchs, enregistrement vidéo des matchs, certificats médicaux, photographies, etc. La politique de confidentialité permet de présenter ces traitements de façon lisible, accessible et claire afin d’informer les personnes concernées par l’utilisation de leurs données.
Que doit contenir une politique de confidentialité ?
Le RGPD impose que les informations suivantes soient indiquées sur votre politique de confidentialité des données :
- Identité et coordonnées de votre club (Qui collecte ?) : le document doit clairement identifier le club.
- Les finalités poursuivies (Pourquoi on collecte ?) : organisation des matchs, organisation des déplacements des joueurs, prospection commerciale, suivi médical des joueurs, etc.
- Les catégories de données concernées (Qu’est-ce qu’on collecte ?) : pour la gestion administrative de vos adhérents, les nom, prénom, numéro de licence, date de naissance peuvent être amenés à être collectés. L’organisation de matchs pourrait amener à collecter un point de contact avec les représentants légaux d’un mineur. De même, toute communication commerciale ou prospective d’un club pourrait nécessiter de collecter une adresse mail. Les données collectées peuvent varier en fonction de chaque finalité.
- La base légale de traitement (Quel fondement autorise le club à collecter et traiter ces informations ?) : le RGPD liste six bases légales : le consentement, l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale, la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée, l’exécution d’une mission d’intérêt public et l’intérêt légitime.
À titre d’exemple, l’envoi d’informations strictement liées au fonctionnement du club pourrait relever de son intérêt légitime, tandis qu’une prospection commerciale ne pourra se fonder que sur le consentement des personnes concernées.
- Les destinataires ou les catégories de destinataires (Qui aura accès aux données collectées ?) : il peut s’agir des entraîneurs, des médecins ou de prestataires dans le cadre des finalités que vous mettez en place.
- Les durées de conservation des données (Pendant combien de temps le club conservera-t-il les données ?) : les données personnelles doivent être conservées pendant une durée limitée définie en fonction de l’objectif poursuivi par le traitement. Une fois les durées de conservation écoulées, les données personnelles devront être soit supprimées, soit anonymisées.
- Les droits des personnes concernées et les modalités pour les exercer (Quels sont les droits des personnes concernées ?) : doit être mentionné la possibilité pour chaque personne de demander l’accès, la rectification, l’effacement des données ou l’opposition aux traitements effectués. Le RGPD impose également de mentionner la possibilité pour chacun d’introduire une réclamation auprès de la CNIL et de préciser si les données sont transférées en dehors de l’Union européenne.
Comment la rédiger concrètement ?
La rédaction d’une politique de confidentialité nécessite dans un premier temps de partir des traitements réellement mis en œuvre par votre club et de ses usages. Le format tableau est particulièrement utile puisqu’il représente un support lisible et facilement accessible
